„Fehlerquoten sinken und Redaktionen gewinnen Zeit für inhaltliche Qualität“

Warum strukturierte Publishing-Prozesse heute zu einem strategischen Managementinstrument werden und welche Rolle integrierte Systeme dabei spielen, erläutert Raphael Baier, Geschäftsführer der Fabasoft Xpublisher GmbH, im Interview.

Herr Baier, viele Medienhäuser investieren stark in neue Kanäle. Wo liegen aus Ihrer Sicht aktuell die größten strukturellen Herausforderungen?

Die größten strukturellen Herausforderungen liegen nicht in den Kanälen selbst, sondern in den dahinterliegenden Prozessen, die nicht sauber ineinandergreifen. In vielen Medienhäusern sind Systemlandschaften historisch gewachsen und entsprechend stark fragmentiert. Inhalte werden mehrfach erzeugt, manuell angepasst und in voneinander getrennten Systemen gepflegt.

Das verursacht hohen Koordinationsaufwand, fehlende Transparenz und unnötigen Zeitdruck. Gerade dort, wo Geschwindigkeit und Qualität eigentlich ein Wettbewerbsvorteil sein müssten, entstehen Reibungsverluste, die Effizienz mindern.

Woran erkennen Führungskräfte, dass ihre aktuellen Prozesse an Grenzen stoßen?

Ein klares Zeichen ist, wenn Produktionssicherheit zunehmend von einzelnen Personen abhängt. Auch wiederkehrende Last-minute-Korrekturen, eine fehlende Übersicht über Produktionsstände und steigende Kosten bei gleichbleibender Leistung deuten darauf hin, dass Prozesse nicht mehr skalieren.

Spätestens wenn Geschwindigkeit nur noch durch Mehrarbeit erreicht wird, ist die strukturelle Grenze überschritten.

Warum ist das aus Sicht von Geschäftsführung und Management relevant?

Weil diese Strukturen unmittelbar wirtschaftliche Auswirkungen haben. Fragmentierte Prozesse verursachen hohe indirekte Kosten, begrenzen die Skalierbarkeit und binden wertvolle Managementkapazitäten im operativen Tagesgeschäft.

Wenn Produktionsprozesse nicht überblickbar sind, fehlt die Grundlage für strategische Entscheidungen. Geschäftsführung und Management verlieren dann spürbar Steuerbarkeit und Reaktionsgeschwindigkeit.

Was braucht es, damit Organisationen effizient arbeiten können?

Effizient arbeitende Organisationen denken Inhalte konsequent von Anfang an medienneutral. Sie erstellen Content nicht für einen einzelnen Kanal, sondern so, dass er sich flexibel für Print und digitale Zwecke nutzen lässt.

Dafür setzen sie auf strukturierte Inhalte und klare Prozesse, die eine gezielte Wiederverwendung ermöglichen, statt bei jeder Ausgabe oder jedem Medium neu zu beginnen. Redaktionelle Arbeit und technische Umsetzung sind sauber voneinander getrennt.

So entsteht Geschwindigkeit nicht durch Mehrarbeit, sondern durch Systematik und Klarheit in der Content-Erstellung.

Wie unterstützt Xpublisher diesen Ansatz konkret?

Xpublisher bietet ein integriertes Publishing-System, das Content, Prozesse und Ausspielkanäle zusammenführt. Inhalte lassen sich strukturiert erfassen, entlang definierter Workflows verarbeiten und automatisiert für Print- und Digitalmedien produzieren.

Dadurch entfällt doppelte Arbeit, Prozesse werden transparent und Qualität bleibt auch unter Zeitdruck verlässlich hoch.

Gerade Printproduktionen stehen oft unter hohem Zeitdruck. Wo liegt hier der Mehrwert?

Der Mehrwert zeigt sich vor allem in der Entlastung am Ende der Produktionskette. Wenn Inhalte strukturiert vorliegen und Prozesse sauber definiert sind, entsteht spürbar weniger Hektik kurz vor der Veröffentlichung.

Printproduktionen werden planbarer, Fehlerquoten sinken und Redaktionen gewinnen Zeit für inhaltliche Qualität statt für Korrekturschleifen.

Sie haben gerade ein neues System für Zeitschriften und Magazine veröffentlicht. Für welche Organisationen ist Ihre neue Software besonders interessant?

Unser System richtet sich gezielt an Zeitschriften- und Magazinverlage, die in klar definierten Produktionszyklen arbeiten und dabei hohe Anforderungen an Qualität, Gestaltung und Variantenfähigkeit haben.

Magazine produzieren Content für unterschiedliche Ausgaben, Formate und Kanäle. Genau darauf ist unser System ausgelegt. Es unterstützt die medienneutrale Inhaltserstellung und verbindet redaktionelle Arbeit, Layout und Produktion in einem durchgängigen Prozess.

Im Unterschied zu klassischen CMS ist es auf die strukturierte und skalierbare Magazinproduktion ausgelegt – über Print und digitale Kanäle hinweg.

Was raten Sie Führungskräften, die ihre Publishing-Strukturen weiterentwickeln wollen?

Mein wichtigster Rat: Zuerst ein klares Zielbild entwickeln. Führungskräfte müssen definieren, wie Inhalte künftig genutzt werden und welche Prozesse verlässlich skalieren.

Erst auf dieser Grundlage empfiehlt es sich, ein System auszuwählen, das dieses Ziel unterstützt. Die Weiterentwicklung von Publishing-Strukturen ist kein reines IT-Projekt, sondern eine strategische Managementaufgabe.