Der Einsatz von Business Intelligence ist im Publishing noch relativ neu. Dies gilt ganz besonders für Belletristik- und Sachbuchverlage. Dort aber kann Business Intelligence (BI) die Antwort sein auf viele der Herausforderungen, die das Geschäftsmodell Publikumsverlag heute unter Stress setzen. Denn gerade in kompetitiven Marktumfeldern ist es unerlässlich, fundierte Entscheidungen unter Einbezug von verlässlichen Daten zu treffen.

Neben Marketing und Programm können auch Finance, Vertrieb und andere Bereiche stark von datengetriebenen Entscheidungen profitieren. BI macht das Wissen über die Märkte schnell verfügbar und demokratisiert den Zugang zu entscheidenden Markt- und Wettbewerbsinformationen. Durch die Bereitstellung von interaktiven Dashboards und die einfache Abrufbarkeit von Umsatzzahlen, Verkaufsentwicklungen und Marktvergleichen ermöglicht BI den verschiedensten Abteilungen von der Programmplanung bis zum Marketing ein tieferes Marktverständnis und demokratisiert damit den Zugang zu entscheidenden Markt- und Wettbewerbsinformationen. Dabei ist BI bei weitem nicht auf Marktdaten beschränkt. Das Unternehmen kann durch die konsequente Nutzung von BI agiler arbeiten und schneller auf Veränderungen im Markt reagieren.

Dabei ist BI keineswegs auf die Buchbranche beschränkt, sondern findet sich in vielen anderen Sektoren wieder. Man findet BI in sogenannten „Customer Data Platforms“ (CDPs) in der Konsumgüterbranche, die Kundendaten sammeln und analysieren, um personalisierte Marketingkampagnen zu ermöglichen. Ähnlich funktionieren BI-Tools auch in der Finanzwelt, wo sie riesige Mengen an Transaktionsdaten auswerten, um Markttrends zu erkennen oder auch betrügerische Aktivitäten aufzudecken. Im Einzelhandel werden ähnliche Systeme eingesetzt, um Verkaufsdaten in Echtzeit zu tracken, Lagerbestände zu optimieren und Einkaufswahrscheinlichkeiten vorauszunehmen. Auch im Automobilsektor werden Daten von Fahrzeugen modernerer Bauart („Connected Cars“) gesammelt, um Wartungsbedarf vorherzusagen oder das Fahrverhalten zu analysieren. All diese Initiativen verfolgen das Ziel, durch intelligente Datennutzung operative Effizienz zu steigern, fundiertere strategische Entscheidungen zu treffen und letztlich den Geschäftserfolg zu maximieren.

Die Penguin Random House Verlagsgruppe (PRHVG) hat 2020 das „Business Intelligence Center of Excellence“ (BI CoE) ins Leben gerufen und mit Projekten wie „Lighthouse“ den Weg in Richtung BI angetreten. Dieser Schritt der Verlagsgruppe ist ein modernes Beispiel dafür, wie die Buchbranche datengetriebene Ansätze für sich adaptieren kann.

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Das Team des BI CoE gibt es seit 2020. Es wurde als strategische Initiative ins Leben gerufen, um disparate Informationsquellen zusammenzuführen und diese als Unterstützung für alltägliche Entscheidungen im Verlag schneller anwendbar zu machen. Solche Entscheidungen können zum Beispiel sein:

Welche Titel, Autor:innen oder Genres entwickeln sich aktuell und langfristig besonders erfolgreich?

Wie beeinflussen Preisaktionen, Marketingkampagnen oder Platzierungen den Verkauf einzelner Titel?

Welche Auflagenhöhe ist für einen neuen Titel optimal?

Welche Leser:innen- oder Kundensegmente zeigen welches Kauf- und Leseverhalten?

Wo entstehen ineffiziente Prozesse oder Kosten entlang der Wertschöpfungskette?

Inzwischen ist BI CoE umbenannt in Tech & Data Team. Aus dem ursprünglichen Zwei-Personen-Team ist eine Einheit mit etwa zehn Personen geworden, die ihre Kapazitäten ganz oder zum Teil dem Thema BI widmen. Sie agiert als zentrale Einheit zur Optimierung digitaler Prozesse und zur Nutzung der Chancen der digitalen Transformation in der Buchbranche. Das Team besteht aus Expertinnen und Experten der Verlagsgruppe und des Dienstleisters Arvato Systems. Kernziel ist es, eigene Datenschätze und externe Daten zu identifizieren und durch intelligente Datenanalyse, Data Engineering, Data Science sowie mit KI-Methoden bessere Entscheidungen in allen Bereichen zu ermöglichen.

Mit dem Tool „Lighthouse“ hat das Tech & Data Team ein potenziell wegweisendes Projekt geschaffen, einen internen Markt-Monitor mit interaktiver Oberfläche. Über diesen können Anwender direkt auf die im Data Warehouse aufbereiteten und voraggregierten Daten zugreifen und somit standardisierte Reports einsehen und analysieren.

In solch einem Data Warehouse werden Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt. Neben den Marktdaten für den Marktmonitor werden hier für unterschiedlichste Use Cases Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt, verarbeitet und verfügbar gemacht. Sie ermöglichen so unter anderem den Blick über das eigene Verlagsprogramm hinaus und liefern wertvolle Einblicke in das Wettbewerbsumfeld. Verschiedene Fachabteilungen nutzen diese Informationen seit Langem, um Entscheidungen nicht nur auf interne Kennzahlen, sondern auch auf Markttrends zu stützen.

Die Integration neuer Daten bleibt ein fortlaufender Prozess: Alle relevanten und rechtlich wie technisch zugänglichen Informationen können Teil des Data Warehouse werden. Darauf basierend werden Anwendungsfälle sowie Dashboards konfiguriert und den Fachabteilungen und dem Management in passender Detailtiefe bereitgestellt.

Gerade für die Lektoratsarbeit bietet „Lighthouse“ einen echten Mehrwert: Es unterstützt die Entscheidung, indem es vergleichbare Titel und Warengruppen transparent macht. So sinkt der Rechercheaufwand deutlich – und die Qualität der Entscheidungen steigt.

„Lighthouse“ ist nicht die einzige Anwendung des Tech & Data Teams. Über ein weiteres Dashboard werden zum Beispiel anonymisierte Daten zu Suchbegriffen und Kaufverhalten aus verschiedenen E-Commerce-Aktivitäten verfügbar gemacht und mit eigenen Titeldaten verknüpft. Aus diesen Daten lassen sich etwa Trends in der Nachfrage ablesen und optimierte Keywords bestimmen. Auch für Backlisttitel wird an Lösungen gearbeitet, um manuell gepflegte Metadaten automatisiert mit aktuellen Keywords anzureichern und so die Auffindbarkeit in Online-Shops zu erhöhen.

Erfahrung, Marktbeobachtung und Bauchgefühl sind traditionell der Schlüssel für erfolgreiche Programmarbeit. Daten und Analysen ergänzen die Lektoratsarbeit um einen weiteren Erfolgsfaktor. Die Programmmacher profitierten unmittelbar von Lighthouse, denn es ermöglicht mehr und bessere Recherchen in der knapp verfügbaren Zeit. Sie waren daher auch leicht zu gewinnen für dieses Projekt. Die Abteilungen, die seit jeher intensiv mit Zahlen arbeiten, also Controlling, Vertrieb und Marketing, gehören ebenfalls zu den First Movern bei Lighthouse.

Wie kaum anders zu erwarten, variierte die Nutzungsintensität von Person zu Person. Die individuelle Affinität zu Zahlen und zu digitalen Lösungen im Allgemeinen determiniert in hohem Maß, wie schnell und intensiv Lighthouse eingesetzt wird. Wichtig für die Akzeptanz und breite Nutzung waren insbesondere breite Schulungsangebote und die Vermittlung von Wissen über die Möglichkeiten, die das Tool bietet. Ein regelmäßiges Aufkommen von Anfragen an das Team beweist, wie intensiv fünf Jahre nach dem Start des BI CoE mit Lighthouse gearbeitet wird. Gegen die Jahreswende 2025/2026 greift etwa jeder dritte Mitarbeiter des Verlages sofort auf das Tool zu, sobald die aktualisierten Daten verfügbar sind. Es ist damit integraler Bestandteil des Unternehmensreportings geworden.

Für besondere Fragestellungen, die selten aufgeworfen werden, bietet das Tech & Data-Team zusätzlich individuell konfigurierte Spezialauswertungen an und damit eine wichtige Ergänzung zum Standard. Denn die Daten sollen den Menschen dienen, nicht umgekehrt. Eine solche Haltung fördert mit der Akzeptanz von BI auch die Kreativität der einzelnen Mitarbeitenden im Umgang mit ihr. Weiter unterstreicht sie: BI ist bei PRHVG ständig in Entwicklung. In sich rasch wandelnden Marktumfeldern kann die Spezialanfrage von heute binnen kurzer Zeit zur wettbewerbsrelevanten Standardanfrage werden. Auch dafür gilt es, bereit zu sein.

Obwohl bei PRHVG Entscheidungen zunehmend von Daten unterstützt werden, betont man im Verlag, dass Erfahrung und Bauchgefühl für die Programmgestaltung weiterhin essenziell bleiben. Die Tools ergänzen Erfahrung und Bauchgefühl und fordern zu besonderer Sorgfalt auf, sobald Zahlen und Bauchgefühl kollidieren. Sie optimieren Prozesse, beschleunigen die Keyword-Vergabe und helfen bei der Themenfindung. Statt die „Seele des Büchermachens“ zu riskieren, versucht man, sie durch schärfere Einblicke in den Markt, die „Glaskugel“ des Erfolgs, zu stärken und die Effizienz zu steigern, damit die Kreativen mehr Zeit für kreative und strategische Aufgaben gewinnen.

Dieser Artikel ist Teil des Channels Digital Publishing Technologien, der sich mit Content-Strategien und Prozessen beschäftigt.  Der Channel wird gesponsert von Fabasoft Xpublisher.