„Ist das historisch gewachsen oder kann das weg?“

Alle reden Deutsch – und trotzdem versteht keiner den anderen. Wer schon einmal erlebt hat, wie Redaktion, Verlagsleitung und Software-Anbieter im selben Meeting komplett aneinander vorbeireden, kennt das Grundproblem von Content-Management-Projekten. Gelebte Workflows, die niemand dokumentiert hat. Anforderungen, die zu spät präzise werden. Und alte Konflikte, die plötzlich an die Oberfläche kommen, sobald sich etwas verändert. Christian Mädler und Martin Volke begleiten genau solche Projekte – in großen wie in kleinen Verlagshäusern. Im Interview verraten sie, woran Vorhaben tatsächlich scheitern, wie viel Change Management in vermeintlich rein technischen Umstellungen steckt und welche fünf Punkte über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Einer davon wird gerne unterschätzt – und entscheidet trotzdem über Erfolgsrate und Projektkosten mit.

Die Eine-Million-Dollar-Frage nicht nur, aber vor allem auch bei Content-Management-Projekten, lautet: Wie kann ein so umfangreiches und komplexes Projekt gelingen, ohne die Mitarbeitenden zu verlieren, und gleichzeitig die angestrebte Veränderung erreichen? Christian Mädler und Martin Volke teilen ihre Erfahrungen aus zahlreichen Projekten und beschreiben die „Big Five“ für den Projekterfolg.

Wo liegen die speziellen Herausforderungen bei Einführung oder Umstellung von Redaktionssystemen?

Redaktionssysteme verbinden Technik und mitunter technikferne Menschen. Aber genau diese Menschen müssen mit der Technik schnell, effizient und fehlerfrei Medien produzieren. Diese Herausforderung begleitet uns durch alle Projekte. Die obligatorische Bestandsanalyse zu Beginn eines Projektes zeigt nicht selten folgendes Bild: Workflows werden jeden Tag gelebt, sind aber weder dokumentiert noch können sie beschrieben werden. Es wird einfach getan! Bei der Dokumentation der Prozesse ist es eine große Herausforderung, die Sprache der Redaktion und die Sprache der Technik zu verstehen. Auch wenn alle Deutsch sprechen, sprechen oftmals nicht alle dieselbe Sprache. Die Definition der Anforderungen des Projekts birgt wieder ganz eigene Herausforderungen: Hier benötigt es viel Know-how in der Medienproduktion, speziell im Verlagsumfeld, einen Blick für Details und die Weitsicht, um mögliche zukünftige Anforderungen mitzudenken.

Viele Projekte dauern länger, erfüllen die Erwartungen nicht oder scheitern sogar. Woran liegt das?

Der Projektstart entscheidet sehr viel mehr über den Projekterfolg, als vielfach angenommen, und wird oftmals massiv unterschätzt. Das kann dazu führen, dass die wichtigste Herausforderung in einem Projekt, die genaue Definition der Anforderungen, nicht optimal durchgeführt wird. Unvollständigkeiten, mangelnde Weitsicht oder Fehler fallen hier noch nicht auf. Erst in späteren Projektphasen entstehen daraus Probleme, die nur durch Mehraufwände, Kostenerhöhungen oder Verzögerungen aufgefangen werden können oder das Projekt scheitern lassen. Zusätzlich werden falsche Priorisierungen vorgenommen. Wenn beispielsweise kleine Unschönheiten im Design oder der Usability als Blocker bewertet werden, sind die begrenzten Projektressourcen nicht optimal eingesetzt und fehlen bei den für den Projekterfolg wichtigen Punkten. Ein selten beachteter Aspekt ist die tiefe Verwurzelung von Redaktionssystemen in Unternehmen. Damit sind bei Veränderungen viele Akteure gleichzeitig betroffen. Durch unzureichendes Change Management erhöht sich der interne Druck in einem Maß, dass alte, ungelöste Konflikte zutage treten. Diese Konflikte haben nichts mit dem Projekt selbst zu tun, können den Projekterfolg aber enorm erschweren.

Wie viel Technik und wie viel Change Management steckt in solchen Projekten?

Auf jeden Fall von beidem sehr viel. Die Medienproduktion ist seit Langem sehr stark durchdigitalisiert, aber weiterhin auf Menschen angewiesen, die mit dieser Technik die Medienprodukte erstellen. Technik und Automatisierung werden einen immer höheren Stellenwert einnehmen. Das verändert die Rolle der Menschen, deren Aufgaben und die Art und Weise, diese Aufgaben zu erledigen. Durch Einsparungsrunden hat jede Person mehr Arbeit und Stress und wenig Bereitschaft, sich durch technische Veränderungen, verbunden mit noch mehr Arbeit, selbst überflüssig zu machen. Solange Menschen an diesem technischen Wandel beteiligt sind, ist Change Management nötig.

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Was sind Ihre Top Five „Do’s“, damit solche Projekte gelingen?

Eine Reihenfolge ist hier schwer zu finden, denn jedes Projekt hat unterschiedliche Anfangsbedingungen, Ziele und Mitwirkende. Trotzdem gibt es ein paar Punkte, die in jedem Projekt wichtig sind:

1. Kommunikation: Geschäfts- bzw. Verlagsleitung, der Software-Anbieter und die Redaktion müssen in der Lage sein, sich gegenseitig zu verstehen. Hier braucht es Projektunterstützung, die deren Sprache spricht, die unterschiedlichen Sichtweisen versteht und so als Übersetzer und Vermittler zwischen den Beteiligten wirkt.

2. Stellenwert: Das Projekt von Anfang an ernst nehmen. Sind interne Ressourcen und Know-how vorhanden, müssen sie ausreichend für das Projekt bereitgestellt werden. Andernfalls sollte das Projektteam durch externe Unterstützung ergänzt werden. Auch wenn es auf den ersten Blick widersinnig erscheint, sind Projekte mit professioneller externer Projektunterstützung oftmals erfolgreicher und deswegen kostengünstiger als ohne.

3. Projekt-Know-how: Alle Projektbeteiligten sollten sattelfest in der Medienproduktion sein und bereits Erfahrungen aus anderen Projekten, technisches Verständnis und im Idealfall Erfahrung mit dem eingesetzten Redaktionssystem mitbringen.

4. Anwender-Feedback: Von Anfang an Key-User aus dem Pool der späteren Anwender auswählen und frühzeitig einbinden. Im gesamten Projektverlauf von ihnen immer wieder Feedback einholen, die Rückmeldungen filtern und – nach Möglichkeit – diese umsetzen.

5. Realistische Bewertung: Probleme und Wünsche müssen klar und konsequent priorisiert werden. Probleme werden diesen drei Kategorien zugeordnet: 1. Produktionsverhindernd, 2. Produktionsbehindernd und 3. Sonstiges. Für Wünsche haben sich diese Kategorien bewährt: 1. Must-have, 2. Should-have, 3. Could-have und 4. Nice-to-have. Damit ein Projekt gelingt, müssen jeweils die ersten beiden Kategorien gelöst (gilt für Probleme) und umgesetzt (gilt für Wünsche) werden. Außenstehende bzw. externe Projektunterstützung bringt erfahrungsgemäß einen klareren Blick auf die Priorisierung, da sie fernab firmeninterner Verstrickungen agieren können.

Sie stellen eine ironisch-provokante Frage in den Raum: „Ist das historisch gewachsen oder kann das weg?“ Was ist die Kernbotschaft dahinter?

Unsere Kernbotschaft dreht sich um die Frage: Wie können Projekte unter realen Bedingungen erfolgreich sein? Die Antwort auf diese Frage beschränkt sich nicht nur auf einen Aspekt, sondern basiert auf unserer Erfahrung mit Projekten in großen und kleinen Verlagshäusern: Fallstricke, Strategien, Blickwinkel und Herangehensweisen. Unser Vortragstitel ist dabei bewusst etwas flapsig formuliert und spiegelt eine gewisse Hemdsärmeligkeit in der Medienwelt, aber auch reale Produktionsbedingungen mit Legacy-Systemen wider.

Christian Mädler und Martin Volke werden ihre Erfahrungen auf dem 28. CrossMediaForum am 2. Juli 2026 vorstellen.

Mit freundlicher Genehmigung der Heinold & Friends GmbH.

Dieser Artikel ist Teil des Channels Digital Publishing Technologien, der sich mit Content-Strategien und Prozessen beschäftigt.  Der Channel wird gesponsert von Fabasoft Xpublisher.