Warum das Redaktionssystem klammheimlich zum Teuersten wird, was ein publizierendes Haus besitzt

Die Medienwelt rätselt über Washingtons Blockade der neuesten KI-Modelle von Anthropic. Ob nun diese Blockade innen-, außen- oder wirtschaftspolitische Gründe hat: Für Verlage ist sie ein Weckruf. Denn was heute als Social-Media-Post aus dem Weißen Haus kommt, könnte morgen völlig unangekündigt passieren: dass ein Dienstleister seinen Service einstellt und die Kundendaten blockiert. Dann spüren sie, was Customer Lock-in bedeutet.

Customer Lock-in kommt nicht immer so dramatisch daher. Aber viele Dienstleister leben davon, dass sie ihren Kunden jedes Update, jedes neue Feature verkaufen. Deren Unabhängigkeit und eine konstante Fortentwicklung ihrer Lösung sind ihre letzten Prioritäten. Und so werden anfangs kostengünstige Lösungen mit der Zeit teurer und teurer …

Raphael Baier ist seit knapp zwei Jahrzehnten auf der Technologieseite des Publizierens unterwegs, unter anderem als CIO, Head of CMS, PMO und Head of IT, und arbeitet heute mit publizierenden Unternehmen an genau diesen Fragen. Seine Anliegen sind Redaktionstechnologie, Modernisierung, Prozessmanagement, strukturierter Content und die Richtung, in die sich das Publizieren bewegt.

In knapp zwanzig Jahren Arbeit mit Publishing-Technologie habe ich dieselbe Geschichte in sehr unterschiedlichen Häusern immer wieder erlebt. Ein publizierendes Unternehmen kauft ein Redaktionssystem, um ein echtes Problem zu lösen. Ein paar Jahre lang tut es genau das. Dann bewegt sich die Welt weiter, das System nicht, und die Kosten dieser Lücke beginnen sich aufzusummieren. Leise. Außerhalb der Bilanz. Bis das System, das eigentlich Hebelwirkung schaffen sollte, eines Tages zum Teuersten geworden ist, was das Haus besitzt.

Das ist keine Geschichte über schlechte Software. Es ist eine Geschichte über die falsche Form von Software für ein Geschäft, das sich nie aufhört zu verändern.

Wenn ein Haus ein Redaktionssystem bewertet, kalkuliert es die Lizenz, die Einführung, den Support. Diese Zahlen sind sichtbar und verhandelbar. Die Zahl, die über das Ergebnis tatsächlich entscheidet, schreibt niemand auf: die Kosten der Veränderung.

Jedes Mal, wenn sich ein Prozess verschiebt, ein neues Ausgabeformat verpflichtend wird, eine Behörde eine Anforderung ändert oder ein Team ein neues Werkzeug in den Ablauf einbinden will, muss jemand das System nachziehen. In einem starren System ist dieses Jemand ein Projekt. Monate, nicht Wochen. Ein Change Request, ein Angebot, ein Release-Zyklus. Das Geschäft wartet, während die Technik aufholt, und das Warten ist nie umsonst.

Multipliziert über einige Jahre wird das Bild klar. Die Lizenz war die kleine Zahl. Die Reibung war die große.

Drei Dinge passieren gleichzeitig, und jedes davon erhöht den Preis der Starrheit.

Regulatorische und strukturelle Anforderungen nehmen zu. Open-Access-Vorgaben, Barrierefreiheit und Erwartungen an strukturierte Metadaten sind keine Randfälle mehr. Sie kommen nach Zeitplänen, die das Haus nicht kontrolliert.

KI wird von der Spielerei zum Standard. Es profitieren die Häuser, die KI an konkreten Stellen eines bestehenden Prozesses unter menschlicher Aufsicht einsetzen können. Schwer tun sich die, die unverbundene KI-Werkzeuge auf einen Prozess aufsetzen, den das Kernsystem weder sieht noch anpassen kann. Ich nenne das inzwischen Schatten-KI, und es ist eine eigene Kostenfalle, einen eigenen Beitrag wert.

Die Erwartungen von Autoren und Redaktionen haben sich verschoben. Wer den ganzen Tag in modernen Werkzeugen zusammenarbeitet, akzeptiert keinen redaktionellen Prozess, der sich ein Jahrzehnt zurück anfühlt. Reibung im Prozess ist heute Reibung beim Gewinnen und Halten der Menschen, die die Inhalte produzieren.

Keiner dieser Trends belohnt ein System, das sich nur über ein Anbieterprojekt verändern lässt.

- Anzeige -

Die Systeme, die ich gut altern sehe, teilen eine Eigenschaft. Sie wurden so gebaut, dass Veränderung kein Neubauen erfordert.

Konkret heißt das Konfiguration statt Eigenentwicklung. Und hier lohnt eine Unterscheidung, die in der Praxis über alles entscheidet. Konfiguration meint Anpassung innerhalb eines gepflegten, mitwachsenden Rahmens, nicht das freie, beliebige Umbauen des Systems. Das ist kein Mangel. Es ist der eigentliche Punkt.

Es gibt aber noch eine zweite Unterscheidung, die oft übersehen wird. Die meisten Systeme können heute Prozesse abbilden, manche sogar als saubere BPMN-Modelle. Die Frage, die wirklich zählt, ist eine andere: Wer darf den Prozess ändern, wenn sich etwas ändert? Bei den meisten ist die Antwort der Anbieter. Jede Anpassung wird zum Ticket, zum Angebot, zum Wartezimmer. Ein System altert dann gut, wenn das Haus seine Prozesse selbst modellieren und neue Aktionen selbst ergänzen kann, ohne bei jedem Schritt auf den Hersteller angewiesen zu sein. Erst das macht aus Konfiguration einen Vorteil statt eines Versprechens.

Die grenzenlose Anpassbarkeit, die On-Premises-Software oft als Stärke verkauft, ist die Falle. Jede Sonderlocke, die heute frei hineingebaut wird, will für immer gepflegt, getestet und bei jedem Update mitgeschleppt werden. Nach ein paar Jahren sitzt das Haus auf einem Einzelstück, das niemand außer ihm kennt, das jede Migration zum Großprojekt macht und das mit jedem Jahr teurer wird. Frei anpassbar heißt am Ende: Jede Veränderung ist wieder ein Projekt.

Ein gepflegter Rahmen dreht das um. Ein neuer Geschäftsprozess wird zur Einstellung statt zum Projekt. Strukturierter Content im Kern macht ein neues Ausgabeformat zur Konfiguration statt zur Transformation. Ein stabiler, dokumentierter Weg, das System zu erweitern, macht das Einbinden eines neuen Werkzeugs, KI eingeschlossen, zum bekannten Vorgang. Der Rahmen ist kein Käfig. Er ist der Schutz vor den eigenen Altlasten.

Der gemeinsame Nenner ist leicht gesagt und schwer zu bauen: Das System sollte Veränderung aufnehmen, statt sich ihr zu widersetzen.

Die meisten Modernisierungsgespräche beginnen mit der falschen Frage, nämlich, was dieses System heute kann. Die bessere Frage lautet, was es mich kostet, dieses System zu verändern, wenn sich mein Geschäft das nächste Mal verändert, und das Mal danach.

Die Häuser, die diese Frage ehrlich beantworten, entdecken meist, dass das teuerste System nicht das mit der höchsten Lizenzgebühr ist. Es ist das, das jede Veränderung zwingend in einen Auftrag an einen Dienstleister oder Anbieter verwandelt.

Mit dieser Brille würde ich jede Entscheidung über ein Redaktionssystem betrachten, die gerade getroffen wird. Die Häuser, die sich um Anpassungsfähigkeit herum modernisieren statt um Funktionen, werden einen strukturellen Vorteil haben, der sich über Jahre verzinst.

Wer heute auf das falsche Fundament setzt, zahlt dafür ein Jahrzehnt. Leise, außerhalb der Bilanz, wie immer.

Ursprünglich erschienen auf LinkedIn.

Dieser Artikel ist Teil des Channels Digital Publishing Technologien, der sich mit Content-Strategien und Prozessen beschäftigt.  Der Channel wird gesponsert von Fabasoft Xpublisher.